Vacature - Kunst in huis - Commercieel medewerker backoffice (m/v)

Kunst In Huis is een in Vlaanderen actieve vzw met als doel zoveel mogelijk kwaliteitsvolle kunst te brengen in de leef- en werkomgeving van de inwoners van Vlaanderen en Brussel.
Het aanbod van Kunst In Huis is zeer divers met vooral aandacht voor hedendaagse kunst en kan zowel gekocht als gehuurd worden.

Kunst In Huis wordt gesteund door de Vlaamse Gemeenschap.

Kunst In Huis is op zoek, voor snelle indiensttreding, naar een commercieel medewerker backoffice (m/v).

1. Doel van de functie
De commercieel medewerker backoffice ondersteunt de Marketing- en Communicatiemanager in haar werkzaamheden m.b.t. de (bedrijfs)klanten. De functie is uitvoerend en vereist een grote mate van verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.

2. Taakomschrijving

• Verantwoordelijk voor beheer en actualisatie van de klantendatabase
• Klantgegevens invoeren
• Zorgdragen voor een optimale klantenopvolging
• Verantwoordelijk voor correct klassement bedrijfsklanten
• Uitwerken en opvolgen van offertes en artistieke voorstellen bedrijfsklanten
• Voorstellen, uitwerken en opvolgen van wissels bij bestaande bedrijfsklanten
• Verantwoordelijk voor correcte documentatie voor transport, uitvoering wissel of nieuwe bedrijfsklant
• Het beheer van de planning met bedrijfsklanten en technische dienst voor wissels
• Ter plaatse zorgdragen voor wissels bij de bedrijfsklant samen met de technische dienst (fysiek ophangen kunstwerken)
• Zorgdragen voor het printen van de kaartjes van kunstwerken en het maken en versturen van de fiches voor kunstenaars
• Opvolging facturatie: gegevens van wissels en nieuwe klanten doorgeven aan boekhouding
• Maandelijks contacteren van debiteuren en opvolgen van de betreffende facturatie
• Opvolgen gedelegeerde taken van de Marketing- en Communicatiemanager
• Beschikbaar zijn voor vervanging in de filialen op weekdagen, avonden en weekend in geval van vakantie, ziekte en onvoorziene omstandigheden.

In een later stadium behoren ook de volgende werkzaamheden tot het takenpakket:

• Telefonisch prospecteren
• Uitwerken van de infofiches van de kunstenaars
• Assisteren in de verzending van mailings en het bijeenzoeken van adressen
• Bijbehorende administratieve werkzaamheden

3. Profiel

• Je werkt gestructureerd
• Je hebt een goed organisatievermogen
• Je kan zelfstandig werken
• Je hebt affiniteit met de beeldende kunstensector
• Je bent communicatief sterk en klantgericht
• Je hebt een probleemoplossend vermogen
• Je kan je vinden in een sterk evoluerende en reorganiserende omgeving
• Je bent accuraat, flexibel, een teamplayer, een doorzetter, stressbestendig en assertief
• Je bent positief ingesteld
• Je hebt goede computervaardigheden met Word en Excel, kan je snel inwerken in nieuwe interne computerapplicaties

4. Aanbod
Het gaat in eerste instantie om een contract tot het einde van 2012. Snelle indiensttreding is noodzakelijk. Voor meer informatie over de inhoud van de job contacteer Bianca Thys, Marketing- en Communicatiemanager (bianca.thys@kunstinhuis.be) of raadpleeg de website van Kunst In Huis (www.kunstinhuis.be).
Stuur je cv en motivatiebrief vóór 15 mei 2012 naar Manon Derksen, Afdelingshoofd Ondersteuning (manon.derksen@kunstinhuis.be).
Bij selectie zal een eerste gesprek plaatsvinden op 24 mei.

www.kunstinhuis.be