Vacature - CIAUD ASBL / ICASD VZW - zakelijk verantwoordelijke (m/v)

Centre d'information de l'architecture, de l'urbanisme et du design, asbl (CIAUD asbl) / Informatiecentrum voor architectuur, stedenbouw en design, vzw (ICASD, vzw) is op zoek naar een zakelijk verantwoordelijke (m/v).

Functiebeschrijving:
Als zakelijk verantwoordelijke sta je in voor de uitvoering van het zakelijke beleid dat je in nauwe samenwerking met de artistieke leiding en met de raad van bestuur uitzet. 
De zakelijk verantwoordelijke coördineert, consolideert en controleert de zakelijke en administratieve ondersteunende activiteiten van ICASD vzw, met het doel in overleg met de artistieke leiding en de raad van bestuur het kader te bepalen (in termen van personeel, middelen en budget) waarin de activiteiten  zullen plaatsvinden en dat voldoet aan de ontwikkelde doelstellingen op korte, middellange en lange termijn.
Binnen die contouren ben je verantwoordelijk voor de begrotingsopmaak en sta je in voor de permanente opvolging van het budget en de verschillende projectbegrotingen.
Je bent verantwoordelijk voor de contacten met de subsidiërende instanties en betrokken partners en coproducenten.
Je staat in voor een efficiënte administratie en boekhouding.
Je bent ook verantwoordelijk voor het personeelsbeleid van de organisatie en rapporteert over je werkzaamheden aan de raad van bestuur. 
 

Takenpakket
Beleid: 
Samen met de artistieke leiding en het uitvoerend bureau vorm je het management team van ICASD vzw.In samenspraak met de artistieke leiding en het uitvoerend bureau ontwikkel je het beleid en de strategie van de organisatie. Je tracht voortdurend de zakelijke en administratieve processen te stroomlijnen teneinde de beschikbare budgetten optimaal te kunnen aanwenden. Je zoekt creatief en actief mee naar mogelijkheden om los van subsidies andere financieringsbronnen te vinden. Je staat in voor het dagdagelijks secretariaat.

Personeel:
Je zet een personeelsbeleid uit op middellange termijn en zet een organigram en verloningsstructuur voor het team op. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van aanwervingen. Je ziet toe op een correcte, efficiënte en discrete werking en afhandeling van de personeelsgerichte zaken en doet de opvolging van de personeelsadministratie. Je staat ook in voor de functie-omschrijvingen en de jaarlijkse evaluaties.
Subsidies en funding:Je maakt samen met de artistiek leiding en in overleg met het uitvoerend bureau de subsidiedossiers op en verzorgt de opvolging ervan. Je bent op het vlak van de administratieve en financiële opvolging de voornaamste contactpersoon voor de structurele en projectsubsidiënten zoals Vlaamse Gemeenschap, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Franse Gemeenschap andere subsidiënten, artistieke partners en coproducenten. Je staat in voor de opvolging van deze dossiers, redigeert administratieve en budgettaire verslagen.

Financiën/ Boekhouding:
In samenspraak met de artistieke leiding en het executive board, ontwikkel je een coherente, duidelijke visie en beleid op zakelijk vlak, zowel op korte als op lange termijn, teneinde het kader te scheppen waarbinnen de werkzaamheden van ICASD vzw zullen plaatsvinden.
Je bent verantwoordelijk voor de opzet van de boekhouding, de begrotingsopmaak en –opvolging, meerjarenplanningen, liquiditeitsplanning, projectbegrotingen en afrekeningen.
Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van het financiële luik van subsidiedossiers en rapporten voor de diverse overheden.
Je staat in voor de facturatie, de betalingen en hun boekhoudkundige imputatie.Je legt financiële afspraken vast met partners.
Je zorgt voor een efficiënte verkoops-, abonnements-, sponsor- en vriendenadministratie.
Je ziet toe op een correcte, efficiënte werking en afhandeling van de budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen en van de puur administratieve zaken teneinde andere betrokkenen optimaal te ondersteunen bij het uitoefenen van hun werkzaamheden.
Je bent verantwoordelijk voor het instrueren van de medewerkers over boekhoudkundige procedures en bewijsdocumenten.
Je bent verantwoordelijk voor het aansturen van het externe boekhoudkantoor en voor de jaarlijkse afsluitingen met de revisor en de tussentijdse rapportering en reforecast.

Administratie:
Je bent verantwoordelijk voor de wettelijke verplichtingen, depots, verzekeringen en taksen van de organisatie.

Profiel:

• Masterdiploma (of Bachelor in boekhouding en publieke administratie)
• Perfect tweetalig Frans, Nederlands en kennis van het Engels
• Ervaring in zakelijke opvolging en financiële reporting- Veelzijdig, volhardend, stressbestendig en groepsspeler
• Nauwgezet, vaardig met cijfermateriaal en stiptheid bij deadlines
• Communicatievaardig (geschreven en gesproken) zowel intern als extern 
• Vlot met Microsoft Office, kennis van boekhoudprogramma 'Mercator' is een pluspunt

Voltijdse betrekking:
Reageren voor 23 juli 2012 door het versturen van cv en motivatiebrief naar secretariat@a-plus.be.